Wie eine Messe geplant wird

In vielen Blogs für Self-Publisher geht es um Marketing, vor allem im Social Media. Ich selbst habe mir einiges abgeschaut und umgesetzt. Was ich selten sehe, sind Beiträge über Messen. Lesungen sind da schon eher ein Thema. Vermutlich, weil Messen so schon viel Arbeit machen und man kaum dazu kommt, einen Beitrag darüber zu verfassen. Ich dachte mir, heute gebe ich euch zumindest einen kleinen Einblick in meine Vorbereitungen für die Buchberlin.

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Über die Buchberlin

Die Buchberlin ist noch recht jung und genau darin liegt ihr Vorteil. Auf den großen Besuchermessen wie Leipzig oder Frankfurt geht man als Einzelperson unter und noch dazu sind die Standgebühren jenseits von gut und böse. Wenn man sich nicht gerade mit anderen Autoren organisiert, hat man kaum die Möglichkeit, einen solchen Stand allein zu stemmen oder man stürzt sich in Unkosten. Bei der Buchberlin ist das nicht so, vor allem dann nicht, wenn man sich den Stand teilt. Um in konkreten Zahlen zu sprechen: 125 Euro habe ich für mein Tischlein auf der Buchberlin bezahlt (Auf der Buchberlin darf generell verkauft werden, was ein großer Pluspunkt ist!). Ein fairer Preis über den ich wirklich nicht meckern kann. Das Gleiche gilt auch für die Eintrittspreise: 4Euro sind wirklich moderat und bezahlbar. Genau deshalb werden sich auf der Messe auch viele Kleinverlage und Self-Publisher tummeln. Was bedeutet, es findet sich eine bunte Vielfalt an Büchern, die eben nicht dem Standard-Verlagsbild entspricht. Könnte also mal ganz angenehm sein. Zudem ist die Messe überschaubar und ich stelle mir vor, dass der Kontakt von Autor zu Leser wesentlich persönlicher ist. Ob ich das nach der Messe auch noch sage, wird sich zeigen.

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Erste Gedanken vor der Messe

Ich bin niemand, der eine Marketingausbildung hat oder in irgendeinem Feld von Management tätigt war. Bei einer Messeplanung war ich nur 2011 tätig, als ich als Praktikantin im Goethe Insitut Tokio gearbeitet habe. Aus diesem Grund habe ich mir erstmal Seiten um Seiten über einen gelungenen Messeauftritt durchgelesen. Das meiste war unbrauchbar, denn es ging um großangelegte Aktionen, die ich nie hätte umsetzen können. Allerdings war dort vermerkt, man solle sich ein Messekonzept (Publikum/Ziele, Weshalb die Messe, Gastgeberfunktion, Nachüberlegungen) erstellen, indem man die Ziele für dieses Event formuliert. Ich gebe zu, das ist eine großartige Idee, aber leider … habe ich es nur teils ausformuliert, weil die Zeit fehlte. Dafür tue ich es jetzt für euch, hier meine Ziele:

• Neue Leser erreichen
• Zwischen den anderen auffallen
• Einen professionellen, aber interessanten Eindruck hinterlassen
• Die Standgebühr über Verkäufe erwirtschaften

Klingt jetzt nicht allzu spektakulär und wäre euch wohl auch in kurzer Zeit eingefallen, aber es ist eben noch etwas anderes, sich diese Ziele vor Augen zu führen, als sie nur im Kopf zu haben.

Zweitens muss man sich überlegen, wie man diese Ziele erreicht:

• Neue Leser erreichen: Leseproben anbieten, keine Scheu davor haben, Leute anzusprechen, stolz auf das eigene Produkt sein
• Zwischen anderen auffallen: Ein Rollup, das ein Hingucker ist und farblich passt
• Einen professionellen Eindruck machen: stets freundlich sein, auf Fragen eingehen, Visitenkarten auslegen und ein vernünftiges Design für Postkarten, Lesezeichen und so weiter haben, plus den Stand gut aufbauen
• Standgebühr erwirtschaften: Ankündigung hier auf dem Blog, auf anderen Social Media Kanälen

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Feste Zeitplanung

Man beginnt immer mit den langfristigen Aufgaben. Das heißt, Werbemittel, Bücher und alles, was sonst eine länger Produktionszeit hat. Das ist Punkt Nummer eins. Da mein neues Buch Totenläufer erst am 01.11. herausgekommen ist, hatte ich einen knappen Zeitrahmen. Die Bestellung für den Buchdruck habe ich erst am 4.11 abgeschickt (Danke epubli, dass ihr so pünktlich liefert!), genauso wie das Werbematerial. Nun ist aber alles da. Das Wichtigste ist, dass ein genauer Zeitplan erstellt wird. Kann man ganz einfach über sein Handy mit Kalenderfunktion machen, in dem man sich Erinnerungen einrichtet. Das klingt jetzt alles wirklich sehr banal, ich weiß, aber man neigt wirklich dazu, bei dem Wust an Arbeit alles auf einmal machen zu wollen, aber das geht nach hinten los. Drei Monate vor Messe mit der Planung zu beginnen ist mehr als notwendig, am besten noch früher.

Und bei allem solltet ihr eins nicht vergessen: Wenn etwas schiefgeht, beim Druck oder an anderer Stelle, es ist nicht schlimm. Denn das sieht niemand, nur ihr selbst und vielleicht der arme Mensch, der gerade in eurer Nähe ist und den Panikanfall mitbekommt. Man muss wirklich ruhig bleiben und alles mit Humor sehen. Was ein Fehler auf dem Klappentext? Was soll’s hab ja auch nur ich allein zehnmal kontrolliert. 😀 Perfektionismus ist da ganz fatal, weil man dazu tendiert in Tränen auszubrechen, wenn oben am Lesezeichen ein KNICK ist. Ich sage euch, niemand, nicht einmal die großen Verlage mit ihren vielen Angestellten machen alles richtig. Sie verstecken ihre Fehler nur besser. 😉 Und als Einzelperson kann man dieses Niveau niemals erreichen. Plus, wenn ihr euch wie ich den Stand mit jemandem teilt, fetzt euch nicht wegen Kleinigkeiten, das Ganze soll ja Spaß machen.

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Was braucht man dringend außer ein Buch?

Ja, man könnte wohl ein Buch nehmen, es auf den Tisch legen und sich freuen, dass es jetzt da liegt. Das allein macht aber noch keinen Messeauftritt aus. Natürlich ist es unmöglich, einen Flachbildschirm hinter sich zu positionieren und einen HD Trailer des eigenen Buches zu liefern, aber zumindest etwas Liebe und Kreativität sollte man investieren. Hier nun eine (noch nicht ganz vollständige Liste) an Dingen, die ich für die Messe brauche:

• Leseproben für Totenläufer und Sieben Raben (Produktionszeit bis zu 10 Tage bei wirmachendruck.de)
• Bestellung der Bücher (10 Tage Produktionszeit bei epubli)
• Lesezeichen für Totenläufer (4 Tage Produktionszeit diedruckerei.de)
• Postkarten für Totenläufer (4 Tage Produktionszeit diedruckerei.de
• Die Kasse mit Wechselgeld (!hätten wir beinahe vergessen)
• Quittungsblock, Buchständer, Taschenrechner, Tischdecke
• Rollup (10 Tage Produktionszeit)
• Süßigkeiten zum Verteilen (Lotuskekse und Werthers Original)
• Transportmöglichkeit bis zur Messe
• individuelle Tüten zum Rausgeben
• Preisschilder
• Visitenkarten

Ihr seht die Liste ist wahnsinnig lang und ich habe beinahe selbst den Überblick verloren, aber nun  sind wir gut vorbereitet, obwohl einige Kleinigkeiten von mir noch in der nächsten Woche organisiert werden. Für mich wird das wohl eines der anstrengendsten Wochenenden überhaupt, aber es wird auch großartig. Hoffentlich seid ihr mit dabei. Hier ein Plan, wo ihr mich und Sabine Schulter findet: